Nu veel medewerkers thuiswerken, kan digitaal vergaderen dé oplossing zijn om toch met elkaar in contact te blijven en te overleggen. Deze 11 tips helpen je om efficiënt te vergaderen.

1. Mute/stil

Achtergrondgeluid kan veel ruis veroorzaken tijdens een digitale vergadering. Als je niet aan het woord bent, zet dan je microfoon uit. Zoek het pictogram met de microfoon en daarmee kan je op ‘mute’ drukken.

2. Faciliteiten

Zorg voor een stabiele internetverbinding (even Netflix uit en dichtbij de wifi router gaan zitten), werk met een goede camera, gebruik een koptelefoon of oortjes of schaf een headset aan (thuiswinkelen kan nog).

3. Locatie

Zorg voor een aparte ruimte, zodat het niet galmt, maar ook om huisgenoten niet te storen. Neem een neutrale achtergrond en hou er rekening mee dat collega’s meer zien dan alleen jou.

4. Rechtop

Ga rechtop zitten. Je bent tenslotte gewoon aan het werk. Languit op de bank met je laptop op schoot geeft het idee dat je niet zo geïnteresseerd bent.

5. Mimiek

Gemiddeld zit je op 50 cm afstand van het scherm. Je bent veel zichtbaarder dan in een fysieke vergadering. Door je mimiek is direct zichtbaar wanneer je het ergens niet eens mee bent of als je even afgeleid bent door je telefoon.

6. Verlichting

Laat de verlichting in je gezicht schijnen en niet van achteren komen. Anders zien je collega’s of klanten alleen je silhouet. Houd ook rekening met daglicht, dus zorg dat je niet met je rug naar het raam zit.

7. Afspraak is afspraak!

Wees op tijd, wachten in een digitale vergadering is geen pretje. Stuur vooraf een duidelijke uitnodiging met de inlog link en code van de vergadering, aanvangstijd en welk systeem er gebruikt wordt.

8. Check-in

Nu we op afstand werken, zijn ook de gesprekken bij het koffiezetapparaat verleden tijd. Collega’s missen het sociaal contact en elkaar. Bouw aan het begin van de vergadering tijd in om even over koetjes en kalfjes te praten.

9. Beeld delen

Veel systemen hebben de functie om het beeld te delen. Zo kun je handig een presentatie, document of filmpje laten zien. Hierdoor kan iedereen goed volgen waar je het over hebt. Soms kunnen ze ook je hele bureaublad zien. Wil je dat?

10. Voorbereiding

Elke vergadering bereid je voor, dus ook als je thuiswerkt. Logische toch?

11. Kleding

Thuiswerken in een colbert of de hele dag thuis op hoge hakken is heel stijlvol, maar dat hoeft natuurlijk niet. Digitaal werken in je sportkleding met een handdoek om je nek is het andere uiterste. Let er even goed op hoe je eruit ziet op het scherm. Dat geldt natuurlijk ook voor piekharen.