Het afgelopen jaar werkten we massaal vanuit huis. Als het aan de gemiddelde werknemer ligt, blijft dat zo. Hybride werken is een flexibele benadering waarbij je werken op kantoor afwisselt met werken op afstand. Dit kan thuis, maar natuurlijk ook op een flexwerkplek of bijvoorbeeld op het terras. Die flexibiliteit biedt veel voordelen, maar roept ook veel vragen op. Want hoe zit het in zo’n hybride situatie met de vergoedingen? In deze blog geven we antwoord op een aantal veel gestelde vragen over reiskosten en thuiswerkvergoedingen. Denk je de (fiscale) regels inmiddels wel onder de knie te hebben? Test je kennis met de Fisquiz!

Is de vaste reiskostenvergoeding verleden tijd?

In ieder geval tot 1 januari 2022 mag je als werkgever de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding blijven uitkeren, ook als je werknemers thuiswerken en dus niet reizen. Dit geldt alleen voor medewerkers die al voor 13 maart 2020 in dienst waren en deze reiskostenvergoeding ontvingen.

De vaste reiskostenvergoeding blijft wel mogelijk, onder andere voorwaarden. Zo mag een fulltime medewerker maximaal 40% van de tijd thuiswerken om in aanmerking te komen voor deze vergoeding.

Wat als ik geen vaste reiskostenvergoeding meer kan uitkeren, omdat de werknemer meer dan 40% van de tijd thuiswerkt?

In dat geval keer je de reiskostenvergoeding uit op basis van de daadwerkelijk gemaakte woon-werkritten. Hiervoor zijn twee opties:

1. Je geeft een vaste vergoeding en corrigeert op basis van nacalculatie wanneer meer of minder gereisd wordt dan het uitgangspunt van de vergoeding.
2. Je vergoedt op basis van declaratie.

Moet ik nu verplicht een thuiswerkvergoeding uitkeren?

De thuiswerkvergoeding is niet verplicht.

Wel ben je als werkgever verantwoordelijk om je medewerkers een goede en veilige werkplek te bieden, ook als deze werkplek thuis is. Denk hierbij aan zaken zoals een bureaustoel, een tafel en een goede internetverbinding.

Daarnaast is een goede thuiswerkregeling inmiddels een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde geworden. Om aantrekkelijk te blijven als werkgever is het dus de moeite waard om wel over een thuiswerkvergoeding na te denken, indien je dit nog niet aanbiedt.

Als ik een thuiswerkvergoeding aanbied, is deze dan vrijgesteld van belasting?

Arbovoorzieningen die nodig zijn om het werk goed en veilig uit te kunnen voeren mogen onbelast worden vergoed. Bijvoorbeeld een degelijke werkplekinrichting en internetverbinding. De werknemer moet dan natuurlijk wel de gemaakte kosten kunnen aantonen.

Niet alle kosten die een werknemer maakt, zijn essentieel voor de werkzaamheden. Een thuiswerker zal bijvoorbeeld een hoger energieverbruik hebben, meer koffie en thee moeten inslaan en vaker wc-papier moeten aanvullen. Zulke kosten mogen tot 2022 alleen vanuit de werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoed worden.

In het Belastingplan 2022 is een gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoedingen opgenomen. Het is dus zeer waarschijnlijk dat thuiswerkkosten vanaf 1 januari 2022 altijd onbelast vergoed mogen worden, zonder aanspraak te hoeven maken op de WKR.

Hoeveel thuiswerkvergoeding moet ik aanbieden?

Op dit moment mag je dat als werkgever zelf bepalen. Je kunt dit baseren op de berekening van het Nibud: thuiswerken kost de werknemer ongeveer twee euro per dag. Bij een vijfdaagse werkweek komt dat neer op ongeveer €43,30 per maand.

Naast een structurele thuiswerkvergoeding kun je bijvoorbeeld ook een budget voor het financieren van de werkplekinrichting afspreken waar de werknemer één keer in de zoveel tijd aanspraak op kan maken.

Houd ook Ways2go en de ‘Waar werk jij?’ actie goed in de gaten om inspiratie op te doen. Regelmatig geven we namelijk een inkijkje in hoe andere organisaties het hybride werken faciliteren door middel van interviews en webinars.

Als mijn werknemer thuis gebruik maakt van internet via een alles-in-één-abonnement, hoe vergoed ik dit dan?

Je kunt niet het hele abonnement vergoeden, omdat hier bijvoorbeeld kosten voor telefonie en TV in zitten. De werknemer kan bij de provider de factuur laten splitsen zodat alleen de kosten voor internet inzichtelijk worden. Je kunt ook kijken naar het gemiddelde dat collega’s betalen voor internet en dat bedrag als vergoeding aanbieden.

Wat als een werknemer een dagdeel thuiswerkt en daarna naar kantoor komt, of andersom?

In dat geval vergoed je in ieder geval de reiskosten. Als werkgever bepaal je zelf of je ook de thuiswerkvergoeding aanbiedt. Je kunt er ook voor kiezen om een lagere thuiswerkvergoeding te geven dan voor een volledige thuiswerkdag.

Hoe ga ik om met parttime werknemers bij het vergoeden van thuiswerkkosten?

Als werkgever mag je zelf bepalen of je de thuiswerkkosten van parttime werknemers naar rato vergoedt of niet.

Naast de vergoedingen zijn er nog meer zaken rondom hybride werken waar ik vragen over heb. Bij wie kan ik terecht voor meer informatie?

Met de ‘Waar werk jij?’ campagne ondersteunen we werkgevers met het maken van beleid voor hybride werken.  Door de test in te vullen krijg je een idee hoe ver jouw organisatie al is. Daarnaast ontvang je een passende toolkit om de volgende stappen te zetten. Zo kom je bijvoorbeeld in aanmerking voor e-learnings, workshops en persoonlijk advies van onze mobiliteitsmakelaars om aan de slag te gaan met hybride werken in jouw organisatie.

Regelmatig organiseren we webinars en spreekuren waar je je voor kunt inschrijven, waarin we ook ingaan op verschillende aspecten van hybride werken. Houd Ways2go dus goed in de gaten om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen!

Wil je testen of je kennis over de (fiscale) regels voor reiskosten- en thuiswerkvergoedingen up-to-date is? Doe dan nu de Fisquiz!