Medewerkers op de fiets? Hoe gaat u dit als werkgever fiscaal ondersteunen?

In deze toolbox staat alle informatie over de fiets en de fiscus. Juist vanwege alle regelgeving vinden bedrijven het vaak lastig om een fietsbeleid op te zetten. “Je ziet door de bomen het bos niet meer," is een veelgehoorde klacht.” Naast alle informatie die hieronder staat, bieden we ook maatwerk en hebben we aandacht voor specifieke vragen. Neem daarvoor contact met ons op. Onze makelaars denken mee over de meest geschikte regeling voor uw organisatie.

Werkkostenregeling
Als u als extra vergoeding of als stimulering een (deel van een) fiets voor uw medewerker wilt financieren, dan kunt u deze kosten mogelijk onderbrengen in de werkkostenregeling  (hierna: WKR).

De WKR vervangt alle verschillende regels en wetten rondom de diverse vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers en bundelt deze in één collectieve regeling, waaronder mogelijke vergoeding voor het verstrekken van een (gedeelte van een) fiets.

Om gebruik te maken van de WKR moet er voldoende vrije ruimte binnen de werkkostenregeling beschikbaar zijn om medewerker(s) een fiets te verschaffen of te vergoeden. De totale vrije ruimte binnen de WKR die een onderneming heeft om te besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers is in 2023 tijdelijk verhoogd. Het is in 2023 3% over de eerste €400.000 van de brutoloonsom. Vanaf 2024 is het percentage van 1,92%.
Boven de €400.000 geldt een percentage van 1,18% van de totale bruto loonsom.
Concreet betekent dit u als werkgever bij een totale brutoloonsom van € 400.000 een bedrag van €12.000 onbelast beschikbaar mag stellen.

Mocht er geen of onvoldoende vrije ruimte zijn binnen de WKR, dan zijn er verschillende andere mogelijkheden om uw medewerkers een fiets te geven. Hieronder staan de opties.

Wel of geen vrije ruimte beschikbaar?

Heeft u wel voldoende vrije ruimte om een fiets aan te schaffen binnen de WKR? Dan zijn er 2 opties.
1. De fiets wordt vergoed via een factuur van de medewerker;
2. De fiets wordt verstrekt via koop werkgever.

Heeft u geen voldoende vrije ruimte om een fiets aan te schaffen binnen de WKR? Dan zijn er 4 opties.
1. De werkgever is eigenaar via koop met bijtelling medewerker;
2. De werkgever faciliteert de regeling via een leasemaatschappij;
3. De medewerker is eigenaar via een renteloze lening;
4. Werkgever is eigenaar van deelfietsen, geen bijtelling. 

 

Voorts: er is wel ruimte om binnen de vrije ruimte een fiets aan te schaffen:
Sinds de invoering (januari 2015) van de WKR is de verplichting om de uitgaven uit te splitsen voor de belastingdienst niet meer geldig. Ook is er geen verantwoording verplichting meer dat de fiets voor het woon-werkverkeer wordt gebruikt. Er dient jaarlijks bij de Belastingdienst te worden aangegeven wat de uitgaven zijn voor de WKR, met dus de beperking dat dit in 2023 niet meer mag zijn dan 3% van de totale fiscale loonsom tot €400.000 en niet meer dan 1,18% daarboven. Komt de verstrekking of vergoeding boven het percentage uit dan is het een belast loonbestanddeel en moet er een heffing van 80% worden afgedragen. Meer informatie over de WKR is hier op de website van de Rijksoverheid te vinden. 

Mogelijke voorwaarden die de werkgever stelt aan de medewerker voor de fiets binnen WKR:

• Medewerker heeft elke ‘x’ jaar recht op een nieuwe fiets;
• Medewerker dient een ‘x’ percentage van het woon-werk verkeer op de fiets te komen;
• Medewerker verplicht zich de fiets goed te onderhouden.

Een vergoeding voor een fiets wordt normaal gesproken door de fiscus gezien als belastbaar loon, tenzij dit binnen de WKR wordt vergoed. Ook is het mogelijk om aan de medewerker via een onbelaste kilometervergoeding (tot 0,21 ct/km in 2023) bij te dragen aan de kosten (van de aanschaf) van een fiets. In beide gevallen wordt de medewerker eigenaar van de fiets. De opties binnen de WKR op een rijtje:

 

Opties	Opmerkingen
De fiets wordt (deels) vergoed door de werkgever, de aanschaf wordt gedaan door de medewerker
A.   De medewerker koopt een fiets en declareert de kosten inclusief btw bij de werkgever. De werkgever vergoedt (een deel van) de factuurwaarde.	De medewerker betaalt (een deel van) de fiets zelf via zijn brutoloon. Het fiscale voordeel (bruto/netto) van de medewerker wordt binnen de vrije ruimte van de WKR ondergebracht. Hierdoor is de druk op de WKR kleiner, wel zijn er kosten voor de medewerker. De medewerker is eigenaar van de fiets en dus zelf verantwoordelijk voor eventuele verzekeringen en/of onderhoud.
B.   De medewerker heeft via privé lease een fiets aangeschaft en de werkgever vergoedt (een deel van) het leasebedrag.	De maandelijkse privéleasevergoeding wordt ondergebracht in de WKR dan geldt ook: De medewerker betaalt (een deel van) het privéleasebedrag zelf via zijn brutoloon. Het fiscale voordeel (bruto/netto) van de medewerker wordt ook hier binnen de vrije ruimte van de WKR ondergebracht. De medewerker is ook hier eigenaar van de fiets en dus zelf verantwoordelijk voor eventuele verzekeringen en/of onderhoud.
De fiets wordt verstrekt door de werkgever, de aanschaf wordt ook gedaan door de werkgever
C.   De werkgever koopt een fiets en geeft het eigendom over aan de medewerker.	De factuurwaarde van de fiets wordt door de fiscus gezien als belastbaar loon, tenzij deze vergoed wordt uit de vrije ruimte binnen de WKR.

 

Voorts: Er is niet voldoende ruimte om binnen de vrije ruimte een fiets (gedeeltelijk) aan te bieden. In dat geval kan er wel een fiets BUITEN de WKR worden aangeboden:

Mocht het, door een beperkte vrije ruimte in de WKR, niet mogelijk zijn om op die wijze een fiets aan te bieden, dan zijn er twee andere manieren om een medewerker toch een fiets te geven: via de leasefiets (koop of lease via de werkgever) of via een renteloze lening.

• Bij de fiets van de zaak (leasefiets), kan de medewerker geen aanspraak meer maken op de onbelaste km-vergoeding voor de dagen dat de medewerker fietst (voor de dagen dat er met de auto of het OV wordt gereisd kan dit wel);
• Bij de aanschaf van een fiets door de werkgever zijn er belangrijke voorwaarden om rekening mee te houden:
  • U hebt in het lopende kalenderjaar en de 2 jaren daarvoor geen fiets gekocht of geleaset voor deze medewerker;
  • Vanaf het moment dat de medewerker de fiets krijgt en tot het einde van het kalenderjaar en de 2 jaren daarna geldt: als u naast de fiets voor een andere vergoeding of voorziening voor het woon-werkverkeer zorgt, dan dat u mag doen voor maximaal 50% van de reisdagen;
  • De medewerkers mogen de fiets ook privé gebruiken;
  • Als de medewerker geen eigen bijdrage voor de (lease)fiets betaalt, mag u maximaal € 130,- btw aftrekken. Dit betekent concreet dat u de volledige btw mag aftrekken bij een (lease)fiets van € 749,- of minder;
  • Als de medewerker wel een eigen bijdrage betaalt, dan trekt u die van de aankoopprijs of de totale leaseprijs af. Ook hier geldt: kost de (lease)fiets u na aftrek van de eigen bijdrage meer dan € 749,- dan mag u de btw van het bedrag boven € 749,- niet aftrekken.

 

Rekenvoorbeeld:
De werkgever koopt een e-bike van € 2.000, - inclusief de btw van € 348,00 voor haar medewerker. De werkgever vraagt de medewerker om een eigen bijdrage van € 1.300, -. De fiets kost dan minder dan
€ 749.- en de werkgever kan het gehele btw-bedrag van de aankoopprijs (€ 348.-) als voorbelasting aftrekken. Wel moet de werkgever over de eigen bijdrage een btw-bedrag betalen van €225,- (21/121 maal € 1.300, -).
Zonder eigen bijdrage van de medewerker, mag er dan geen 21% btw (€ 348.-) van worden afgetrokken, maar slechts € 130,-. De totale kosten voor de werkgever bedragen dus € 2.218, -.

Koop of lease een fiets via de werkgever
Bij een leasefiets door de werkgever, is de werkgever eigenaar van de fiets (of de leasemaatschappij in geval van de leasefiets). De leasefiets valt daardoor buiten de WKR. Voor 2020 moesten de privé gefietste kilometers door de medewerker worden bijgehouden en belast. Nu kan een werkgever een fiets kopen of leasen en deze ter beschikking stellen aan de medewerker voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Net als voor de leaseauto geldt nu voor het privégebruik van de leasefiets een vaste bijtelling. De bijtelling bedraagt 7% van de waarde van de fiets.

Net als bij de auto van de zaak is het mogelijk om afspraken te maken over overname van de fiets bij uitdiensttreding of na het aflopen van het leasecontract. Voor een leasecontract voor een fiets geldt vaak een looptijd van 36 maanden. De medewerker kan de fiets na die looptijd overnemen voor ± 15% van de nieuwwaarde.

Een medewerker die een leasefiets ter beschikking krijgt, mag geen onbelaste kilometervergoeding meer ontvangen wanneer hij/zij reist met de leasefiets. Wanneer er dagen zijn dat de medewerker niet met de leasefiets naar het werk gaat, mag er wel onbelaste kilometervergoeding uitgekeerd worden. Wel moet aan de Belastingdienst worden aangetoond op welke dagen gebruik is gemaakt van bijvoorbeeld de auto of het OV om naar het werk te reizen.

Onderstaand enkele voorbeelden van bijtelling voor de medewerker:

Wat	Gewoon	Elektrisch	Speed pedelec
Prijs aanschaf fiets	€ 600,-	€ 1.800, -	€ 3.150, -
Bruto bijtelling bij salaris 7% per jaar	€ 42,-	€ 126,-	€ 220,50
Netto kosten (IB eerste schijf) 36,93%*	€ 15,51	€ 46,53	€ 81,43
Netto kosten per maand voor medewerker	€ 1,29	€ 3,88	€ 6,79

*Voor 2023 is het basistarief inkomstenbelasting (tot een inkomen van € 73.031) vastgesteld op 36,93%.

Wanneer is het interessant om buiten de WKR een (lease)fiets ter beschikking te stellen?

• Als er geen ruimte binnen de WKR is;
• Voor medewerkers die veel dienstreizen maken met de fiets, e-bike of speed pedelec;
• Voor medewerkers die geen reiskostenvergoeding ontvangen;
• Bij de wat duurdere fietsen zoals de speed pedelec;
• Als er organisatiebeleid is waarbij er een combinatie van auto een fiets geleased kan worden;
• Om medewerkers te ontzorgen.

U kunt als werkgever ervoor kiezen om het totale leasebedrag van de fiets te vergoeden, dit slechts gedeeltelijk te doen, of alleen de regeling te faciliteren.

Leasefiets rekenvoorbeelden werkgever

• Waarde fiets € 2.000.-
• Leasebedrag van € 80.- per maand (leaseprijs €60.- service en verzekeringspakket €20.-).
• Bruto maandloon medewerker € 3.000.-
• Nettoloon zonder leasefiets € 2.410,08* (loonheffing van € 589,92 is indicatief).
• Netto reiskostenvergoeding zonder leasefiets €100.-, de medewerker reist 100% van de werkdagen met de auto.
• Nettoloon inclusief reiskostenvergoeding € 2.510,08.
• De bijtelling (7%) is € 140,00 per jaar (€ 2.000,00 x 7%) en € 11,67 per maand (€ 140,00/12).

* De loonheffingsbedragen in deze voorbeelden zijn indicatief, omdat ze afhankelijk zijn van de situatie van de individuele medewerker.

Rekenvoorbeeld 1:
U kiest ervoor als werkgever om het volledige leasebedrag (€ 80.-) voor uw medewerker te vergoeden, de medewerker betaalt alleen de bijtelling.
De medewerker reist 20% van de werkdagen met de fiets. Zijn netto reiskostenvergoeding wordt dan €80.- in plaats van €100.-
Bruto-inkomen € 3.000.- + Volledige bijdrage werkgever € 80.- + Herinvestering reiskostenvergoeding €20.- +7% bijtelling € 11,67 + Leasebedrag (- € 80.-) = 3.031,67 brutoloon.

Daar wordt de belasting en de bijtelling afgehaald. € 3.031,67 – € 594,42 (loonheffing indicatief) - € 11,67 (bijtelling) + € 80.- reiskostenvergoeding = € 2.505,58 
Het nettoloon zonder leasefiets was € 2.510,08, de medewerker betaalt netto € 4,50 per maand voor de fiets.

Rekenvoorbeeld 2:
U betaalt als werkgever een deel van het leasebedrag voor uw medewerker (bijvoorbeeld € 50,00).
De medewerker reist 20% van de werkdagen met de fiets. Zijn netto reiskostenvergoeding wordt dan €80.- in plaats van €100.-
Bruto-inkomen € 3.000.- + Bijdrage werkgever € 50.- + Herinvestering reiskostenvergoeding € 20.- +7% bijtelling € 11,67 + Leasebedrag (- € 80.-) = 3.001,67 brutoloon.

Daar wordt de belasting en de bijtelling afgehaald. € 3.001,67 – € 584,58 (loonheffing indicatief) - € 11,67 (bijtelling) + € 80.- reiskostenvergoeding = € 2.485,42
Het nettoloon zonder leasefiets was € 2.510,08, de medewerker betaalt netto € 24,66 per maand voor de fiets.

Rekenvoorbeeld 3:
U levert als werkgever geen bijdrage aan de leasefiets, u faciliteert alleen de regeling.
De medewerker reist 20% van de werkdagen met de fiets. Zijn netto reiskostenvergoeding wordt dan €80.- in plaats van €100.-
Bruto-inkomen € 3.000.- + Herinvestering reiskostenvergoeding € 20.- +7% bijtelling € 11,67 + Leasebedrag (- € 80.-) = 2.951,67 brutoloon.
Daar wordt de belasting en de bijtelling afgehaald. € 3.031,67 – € 564,50 (loonheffing indicatief) - € 11,67 (bijtelling) + € 80.- reiskostenvergoeding = € 2.455,50

Het nettoloon zonder leasefiets was € 2.510,08, de medewerker betaalt netto € 54,58 per maand voor de fiets.

* De loonheffingsbedragen in deze voorbeelden zijn indicatief, omdat ze afhankelijk zijn van de situatie van de individuele medewerker.

De Renteloze lening
Het rentevoordeel van het aanschaffen van een fiets middels een renteloze lening via de werkgever valt onder de ‘nihilwaarderingen’. Dit betekent dat dit voordeel niet ten koste gaat van de vrije ruimte binnen de WKR. Medewerkers kunnen de renteloze lening afbetalen met de kilometervergoeding of een afgesproken betalingsregeling.

Rekenvoorbeeld 1:
Bij een voltijdse werkweek mag er uitgegaan worden van 214 werkdagen per kalenderjaar, een medewerker heeft een reisafstand van 15 km enkele reis. Dit resulteert in de volgende kilometervergoeding: 30 km x €0,21 x 214 = €1.348,20 per jaar of €112,35 per maand.

Stel: een werkgever leent de medewerker renteloos een bedrag van €3.000, - voor de aanschaf van een e-bike. Deze dient in 3 jaar te worden terugbetaald via de kilometervergoeding. Dit zou neerkomen op een maandelijkse aflossing van €83,33. Omdat de kilometervergoeding € 29,02 (€112,35 - €83,33) hoger is dan het aflossingsbedrag, kan de medewerker dit gebruiken voor bijvoorbeeld fietskleding en/of onderhoud van de fiets.

Rekenvoorbeeld 2:
Mocht de kilometervergoeding uit ‘rekenvoorbeeld 1’ onvoldoende zijn of wil de medewerker deze niet inzetten om de renteloze lening af te betalen, dan kan een betalingsregeling worden afgesproken.

Stel: een werkgever leent de medewerker renteloos een bedrag van € 3.000, - voor de aanschaf van een e-bike. Deze dient in 3 jaar te worden terugbetaald via een betalingsregeling. Dit resulteert een maandelijkse aflossing van € 83,33 op het nettoloon.

Tot slot
Als werkgever is het ook mogelijk om deelfietsen ter beschikking te stellen. Let op! Bij deelfietsen is privégebruik ook belast. Het gebruik van deze fietsen voor woon­-werkverkeer mag, maar ook hier geldt dat de onbelaste reiskostenvergoeding dan niet is toegestaan.

Deelfietsen zijn uitermate geschikt om te gebruiken voor medewerkers die tussen vestigingen (op fietsafstand) moeten pendelen.

 

Handige links:

• https://www.fiscfree.nl/werkgevers is vrijblijvend een informatiepakket aan te vragen, hoe u als werkgever de werkkostenregeling optimaal kan benutten.
• https://www.salarisnet.nl/2018/03/fiscale-regeling-voor-elektrische-fiets-van-de-zaak-in-de-praktijk/
• https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/, belastingdienst nihilwaarderingen, WKR, enz.

 

 

Disclaimer

Hoewel deze informatie over ‘fiets fiscaliteit’ met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is beschreven, kunnen er geen rechten worden ontleend aan of aanspraak maken op de juistheid en volledigheid van de inhoud. Bij het gebruikmaken van hyperlinks (verwijzingen naar websites) aanvaardt Samen Bereikbaar en Zuid-Holland Bereikbaar geen enkele aansprakelijkheid voor de geboden informatie op deze sites. Ook aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die daardoor kan ontstaan.