"Collega’s via beeldscherm leren kennen"

Kort voor de lockdown trad Bas van Leeuwen in dienst bij de provincie Zuid-Holland. Veel collega’s en medewerkers leerde hij via het beeldscherm kennen. Een opgave voor iemand die veel liever aanspreekbaar is op de werkvloer. “Werken is ook gezelligheid en door thuiswerken wordt het al snel saai. We hebben nu te maken met achterstallig onderhoud in sociale contacten en daarom ben ik benieuwd hoe dat na corona gaat. “

 

Bas van Leeuwen is Manager en MT-lid Mobiliteit & Milieu bij de provincie Zuid-Holland. “Het is een dubbelfunctie. Het leidinggeven is losgekoppeld van de ambtelijke opdrachten. Dit loskoppelen is binnen de overheid nog nieuw maar wordt al volop naar tevredenheid toegepast in andere domeinen. Ik ben kenniscoach, zeg maar people manager, van twee kennisclusters en daarnaast ben ik ambtelijk opdrachtgever van ruim 10 opdrachten. Denk daarbij aan externe veiligheid, lucht en geluid, fiets, gebiedsgerichte aanpak in Zuid-Holland, Drechtsteden en Hoeksche Waard. Precies drie weken voor de eerste lockdown kwam ik in dienst bij de provincie Zuid-Holland. Met name de mensen die in de opdrachten werken kende ik nog niet. Normaal gesproken zou je op locatie aanhaken bij het team en gaan kijken waar ze mee bezig zijn. Maar dat is nu geen optie. Dus probeer je veel met de mensen via het beeldscherm te praten en vooral te vragen: Waarom doen we dit? Wat is de rol van de provincie? Wat betekent het voor omwonenden?”

 

Werken is ook gezelligheid

“Hoe voorkom je dat je de gehele dag naar het scherm zit te turen. Grappig is dat ik anderen vaak adviseer wat ze moeten doen: een wandelingetje tussen de middag, geen beeldscherm overleggen van een uur en dan weer door naar de volgende maar tijd tussendoor nemen, etc. Maar voor mijzelf ben ik een slechte raadgever. Zeker zo tegen het einde van het jaar met heel veel deadlines schiet een wandelingetje of een rondje hardlopen tussen de middag er bijna altijd bij in. Werk heeft in grote mate ook te maken met gezelligheid: het directe contact. Mensen zien en spreken. Dan zie je ook hun lichaamshouding, hoe ze in hun vel zitten. Dat is met thuiswerken heel anders, het is saaier en plastischer geworden. Als ik uit een vergadering kwam, liep ik altijd over de afdeling. Een praatje maken en gelijk acties uitzetten. Dan heb je interactie en licht je direct wat onderwerpen toe. Dat kost 5 minuten waar je in Teams minimaal een half uur mee bezig bent.” 

 

“Die aaneenschakeling van vergaderingen en overleggen probeer ik af te wisselen met bellen en appen. We werken sinds maart al niet meer op het provinciehuis. Daar is wel een aantal werkplekken ingericht voor mensen die het thuis echt niet meer volhouden maar ik vind niet dat ik zo’n plek kan innemen. Ik heb thuis alle faciliteiten en zit er prima bij met een eigen werkkamer, een goed bureau en dito stoel, dus daar ligt het allemaal niet aan. Het gaat erom dat ik graag aanspreekbaar ben, voorheen werkte ik ook nauwelijks thuis. Het is een mensgerichte functie. Dan is het handiger om medewerkers fysiek te ontmoeten. Van de zomer toen de regels wat soepeler waren, heb ik wel collega’s op een terras ontmoet of er al wandelend en/of fietsend mee gesproken. Dat is dan al een hele verbetering.”

 

Nadenken over werken in 2023

“Er zijn collega’s die nu aangeven dat ze in de toekomst 50% op het provinciehuis en 50% thuis willen blijven werken. Vooral omdat je je thuis beter kan concentreren, om teksten te lezen of rapporten te schrijven. We zijn als provincie Zuid-Holland nu goed aan het nadenken hoe we dat in het post coronatijdperk gaan aanpakken en faciliteren. We willen graag vooroplopen en het goede voorbeeld geven, dat is logisch. Ons motto is ‘Elke dag beter, door flexibel en wendbaar te werken.’ Die vooruitstrevendheid is ook de reden dat ik bij de provincie wilde werken. We kijken vanuit dit motto naar de nabije toekomst: Hoe kunnen en willen we werken in 2023? Wat werkt voor ons? In projecten heb je de behoefte om bij elkaar te zitten, om in een ‘pressure cooker’ samen te werken met elkaar maar ook met Rijkswaterstaat, de MRDH en de gemeenten. Op het provinciehuis hebben we op de begane grond in het bedrijfsrestaurant een heel prettige omgeving met heerlijke koffie. Je kunt elkaar daar prima ontmoeten en informatie uitwisselen.” 

 

Achterstallig onderhoud sociale contacten 

Zal het reisgedrag van mensen blijvend veranderen? “Dat is een interessante vraag. Eigenlijk is er een achterstallig onderhoud van de sociale contacten. Veel mensen zien nog wel hun directe familieleden maar hun vrienden bijna niet of nauwelijks. Hoe gaat dat straks als het weer wel mag? Pakken we dan de draad zo weer op? In mijn omgeving zie ik dat er toch wordt gesnakt naar een weekendje Barcelona terwijl we tegelijk meer waardering hebben gekregen voor Zuid-Limburg en sowieso voor onze eigen omgeving. En, wat gaat de werkgever straks doen? Het valt mij nu al op dat veel medewerkers in de particuliere sector gewoon op kantoor zitten. Helaas is dus niet iedereen zo flexibel als de provincie,” meent Van Leeuwen.

 

Geting to Yes!

“De nieuwe organisatie Bereikbaar Zuid-Holland krijgt een fikse klus aan de samenwerking. De onderhoudsopgaven in Zuid-Holland zijn enorm. Tegelijk willen we andere doelen bereiken: de economie versterken en een plek bieden aan steeds meer mensen om er te wonen, werken en recreëren. Met elkaar moeten we aan de slag met minder hinder én we moeten gezamenlijk de mobiliteitstransitie in gang zetten. Wanneer we niets doen gaan we het met de huidige mobiliteit niet redden. Het organiseren van die gezamenlijkheid, het creëren van gezamenlijke belangen en het bieden van alternatieven zijn taken voor de nieuwe organisatie. Ofwel ‘Getting to Yes!’ Het eens worden over de intenties, de minder hinder en de mobiliteitsverbeteringen.”

 

Ambtenaarsvak is het mooiste wat er is

Van Leeuwen is naast Ronald Derks coauteur van het vorig jaar verschenen boek ‘De ideale ambtenaar’. Managementdenker Jeroen Busscher nam een aantal columns voor zijn rekening.

Het boek geeft praktische handreikingen hoe je als (semi) ambtenaar, dus als publieke professional, het verschil kan en moet maken. Van ambtenaren wordt tegenwoordig niet alleen verwacht dat ze de regels kennen en rechtvaardig toepassen, maar ook dat ze resultaatgericht werken en in dialoog gaan met burgers, ondernemers en belanghebbenden. Het zijn integere bureaucraten én ondernemers én verbinders. Met behulp van praktische oefeningen word je gedwongen na te denken over die verschillende rollen. Van Leeuwen: “Het ambtenaarsvak is het mooiste wat er is en dat willen we uitdragen.”

Dit interview is afgenomen voordat de tweede lock down op 14 december werd afgekondigd.