Durf je personeel op de troon te zetten

De lockdown betekende bij veel bedrijven een directe omschakeling naar een andere manier van werken: namelijk thuiswerken. Zo ook bij de HJ Media Groep uit Ridderwerk. Bijzonder is dat dit bedrijf niet alleen een andere werkvorm heeft gevonden maar dat die grotendeels door de medewerkers zelf is bedacht. En die werkwijze scoort zo goed, hogere medewerkerstevredenheid en hogere productiviteit, dat dit bedrijf ook na Covid-19 niet meer terugkeert naar de oude werkwijze. “Het afgelopen jaar heb ik geleerd dat het betrekken van je medewerkers de sleutel tot succes is. Een mooie bijvangst van corona,” zegt directeur Hendrik Jan van der Rhee.

“Nadat de eerste lockdown was afgekondigd, waren we wel even uit het veld geslagen. We zijn een full service mediabureau dat strategie, marketing, concept, ontwerp, print, projectmanagement en productie verzorgt voor onze klanten. Dat doe je met een team van professionals waarbij afstemming en samenwerking noodzakelijk is. Natuurlijk werd er bij ons met name door de redacteuren ook wel eens een dagje thuis gewerkt maar op de zaak aanwezig zijn en daar aan de slag zijn, was het meest gebruikelijk.” Hendrik-Jan van der Rhee is directeur van de HJ Media Groep BV .

In juni wilde iedereen weer naar de zaak

“Dat thuiswerken was echt een puzzel. De productie draaiende houden is niet iets wat vanuit huis lukt. Dus dat bleef gewoon op de zaak. Onze medewerkers werkte wel al veel op laptops dus dat kon doorgaan. Daarnaast is de telefooncentrale aangepast zodat iedereen vanuit huis beveiligd kan bellen via de zaak. Het thuiswerken zelf verliep met wisselend succes mede door externe factoren. Sommigen medewerkers hadden kinderen thuis die ze ook nog les moesten geven of de partner werkte ook thuis of er waren thuis niet voldoende werkplekken of mensen zaten alleen op een zolderkamertje wat stress in de hand werkte. Het resultaat was dat iedereen in juni nog maar een ding wilde en dat was direct weer terug naar de zaak. Tegelijk zagen we ook toen al de bui hangen. Stel dat het straks weer mis gaat? Hoe pakken we het dan zo aan dat het voor iedereen goed vol te houden is? Wat moeten we veranderen? Als MKB directeur-eigenaar heb je sterk de neiging zaken zelf op te lossen en te beslissen. Dit keer heb ik de medewerkers op de troon gezet en de vraag vooral bij hen neergelegd: ‘Hoe kunnen we de creatieve processen en de productie zo inrichten dat we ons werk optimaal kunnen blijven doen en dat het tegelijk goed is vol te houden?’”

Nieuwe werkwijze bedacht door medewerkers

Van der Rhee: “Een mooi voorbeeld is dat we in het begin bleven werken zoals we dat al gewend waren maar dan digitaal. Dat resulteerde in Teams sessies waarbij we brainstormden en discussieerden over het creatieve proces. Het was leuk geprobeerd maar het werkte niet en het leverde ook niet datgene op wat we hoopten. Totdat medewerkers zelf een nieuwe werkwijze bedachten bijvoorbeeld voor het creatieve proces bij het ontwerpen van een website. Nieuw is dat de ontwerper na een intake, een briefing over randvoorwaarden en wensen van de klant, direct aan de slag gaat met een schets. Daaraan wordt hooguit een half uur besteed. Maar het is voldoende voor de online medewerkers om daarop voort te borduren en er specificaties bij te maken. Vervolgens is elke stap die wordt gezet een deelbaar document waar de andere professionals op aanvullen. Die aanvullingen en opmerkingen werken nu hetzelfde als voorheen de Post-its tijdens de brainstorm. Opvallend is dat dit proces tijd bespaart, iets wat we van tevoren nooit hadden verwacht. In korte tijd krijgen we veel voor elkaar. We zijn nu in de fase dat we goed aan het nadenken zijn wanneer de klant het beste in dit proces kan worden meegenomen. We hebben gemerkt dat als we dit te vroeg doen, het niet werkt, dus wanneer wel? Ook de bezetting op de zaak ligt nu bij de medewerker zelf. Er zijn er nu bij toerbeurt altijd vijf aanwezig, dan kan je goed afstand houden. Ze regelen zelf welke mensen er naar de zaak komen. Eigenlijk kan je zeggen dat ik als directeur een stap naar achteren heb gezet en de medewerkers een stap naar voren. Ze hebben nu onderling ook meer contact. Er ontstaan mooie dingen zonder dat ik er de hele tijd bij ben. Dat is een eyeopener. Het geeft meer flexibiliteit. Je moet als directeur durven je personeel op de troon te zetten. Ik zou alle MKB-directeuren willen oproepen om het eens te proberen. Er ontstaan mooie nieuwe samenwerkmodellen. Geef je personeel de ruimte!”

Meer tevredenheid, loyaliteit en hogere productiviteit

Wat heeft het de medewerkers opgeleverd? “Zij zijn heel tevreden met de nieuwe werkwijze. Waar ze in het voorjaar heel graag weer terug wilden naar de zaak, blijkt uit een enquête in het najaar dat ze niet meer 40 uur op de zaak willen werken, wel bijvoorbeeld 2 à 3 dagen bij een fulltime dienstverband. De meesten komen nu 2 dagen per week naar de zaak en dat bevalt goed. We verwachten dat na corona de maandag en donderdag de drukst bezochte dagen worden. Maandag is de dag van het opstarten van projecten en donderdagmiddag die van het toetsen van projecten. Overigens vind ik zelf het aftrappen op maandag nog wel wat ouderwets. Is dat wel logisch? Dat is een punt van aandacht.”

“Opvallend is dat de productiviteit in oktober en november is gestegen. Dat had ik nooit verwacht,“ zegt Van der Rhee. Ook de loyaliteit die daarmee samenhangt is gestegen. Medewerkers werken makkelijker een uurtje door zonder dat ze het direct schrijven. Doordat ze meer verantwoordelijkheid hebben gekregen en meer flexibiliteit geven ze er meer voor terug. Natuurlijk speelt ook de angst voor baanverlies mee. Maar dat is het niet alleen. Ik heb de medewerkers constant meegenomen in de besluiten die we namen rondom de crisis en ben dus opener geworden. Dat wordt enorm gewaardeerd.”

Oproep aan het MKB

“Als ik dit veranderingsproces vertel aan collega MKB-directeuren krijg ik nog wel eens vragen in de trant van: ‘Leg je je bedrijf dan niet teveel in handen van je medewerkers?’. Natuurlijk is het zo dat ik eindverantwoordelijk ben en blijf maar openheid en hen meer zelf laten beslissen pakt heel goed uit. Dat is een mooie bijvangst van corona. Medewerkers nemen zelf meer initiatieven, zijn meer zelfsturend geworden en verrassen mij positief. Misschien was ik dus in het verleden wel te directief. Het is niet erg om jezelf ook af en toe eens onder de loep te leggen. Het betrekken van je team is de sleutel tot succes. Dat is wat ik elke MKB directeur mee zou willen geven.”

Bereikbaarheid is van ons allemaal

Covid heeft gezorgd dat er op dit moment nagenoeg geen files meer zijn. Hoe kunnen we dat straks volhouden? Van der Rhee: “Hopelijk beseffen werkgevers dat dit mede in hun handen ligt. Als directeuren hebben wij daar mede invloed op. En we hebben er profijt van. Als je nu met de auto op stap moet, is er ruimte op de weg. Dan kan het ook. Wij zijn als bedrijf ongeveer 60% gehalveerd met onze traffic. En door straks ook deels thuis te blijven werken houden we dat vol. Bereikbaarheid is iets van ons allemaal. Dus ik hoop niet dat we straks allemaal weer in het oude patroon vallen en tegelijk in de spits de weg op gaan. Je moet als werkgever de wil hebben om het te organiseren. Het personeel zal er trouwens ook meer naar vragen. Wij hadden altijd al veel medewerkers die op de fiets kwamen en we waren al gestart met een beleid om mensen met het ov te laten reizen. We bekijken eigenlijk per persoon wat het handigste is en doen dat ook in de vergoedingensfeer. De een wil graag per maand een fietsvergoeding, de ander heeft liever een wat hoger salaris en zoekt het verder zelf wel uit. Die mogelijkheden zijn er binnen het beloningssysteem. Elke medewerker beoordeelt zichzelf aan de hand van een formulier en geeft daar ook op aan hoe en waarin hij wil groeien. Dat is het uitgangspunt voor het gesprek elk jaar. Volgend jaar willen we toewerken naar een flexibel beloningssysteem zodat je nog meer kan aansluiten bij hun wensen. Grappig is dat we nu al een sollicitant hebben gehad die expliciet in zijn sollicitatie aangaf bij ons te willen werken omdat we thuiswerken en flexibiliteit hoog in het vaandel hebben. Blijkbaar zingt dat al rond in de markt. Ik verwacht dat medewerkers dat steeds meer zullen waarderen en daar hun baan op gaan uitzoeken. Belangrijk dus dat juist ook het MKB daarin mee gaat.”