"Is hybride werken mogelijk?"

Het Leidse bedrijf SWIS is een van de winnaars van de Gouden Ways2go Waar werk jij Award. Een award die onder andere via een test nagaat of het bedrijf toekomstbestendig beleid heeft op het gebied van hybride werken. “Dat beleid hebben we zeker,” zegt Valérie de Mol, HR manager trots. “Hybride werken is bij ons een beleid wat men naar eigen behoeften flexibel kan invullen binnen de kaders”.” Himat Sanwirjatmo, Marketing manager vult haar aan: “Het is op dit moment niet makkelijk om personeel te werven. Eén van de eerste vragen die sollicitanten stellen is naar het hybride werken. Dan ben je blij dat je dat als bedrijf goed voor elkaar hebt.”

Software op maat maken zoals websites en applicaties. Dat is sinds 1999 de core business van SWIS. Hun circa 120 tellende klantenkring bestaat voornamelijk uit duurzame bedrijven, zoals Naturalis, de (kinder)Ombudsman, de PO-raad. “En dat past goed bij ons,” meent Sanwirjatmo. “We willen met onze digitale daadkracht een betere plek maken van de wereld. Onze slogan luidt dan ook Duurzaam Digitaal Veranderen.

Award is kroon op het werk
De Mol: “We zien de Gouden Ways2go Waar werk jij Award als een kroon op het werk. Deze award geeft aan dat we goed bezig zijn met het onderwerp hybride werken. Ons beleid kenmerkt zich door in te spelen op de behoefte van de medewerkers en ons vervolgens de vraag te stellen hoe we die wensen zo goed mogelijk kunnen inpassen in ons beleid. Die wensen halen we regelmatig op in evaluatiegesprekken en korte enquêtes. Het heeft geresulteerd in een beleid waarbij medewerkers 40% van de tijd thuis kunnen werken. Ook zijn er gespreide werktijden, zo kan je tussen 8 uur en 9.30 uur starten. Bij het thuiswerken bedraagt de vergoeding 2 euro per dag. Dit is gebaseerd op de vergoeding zoals vastgesteld door het kabinet naar aanleiding van het onderzoek van Nibud. En kom je naar kantoor dan krijg je de reiskosten vergoed. Maar alleen met het toestaan van thuiswerken en het geven van een vergoeding ben je er niet.”

Ook thuis gezond werken
“Veel aandacht hebben we besteed aan het gezond thuiswerken, zegt Sanwirjatmo . “Zo hebben we veel concrete tips gegeven over de ergonomie: hoe hoog moet je laptop staan, wat is de beste houding, hoe zit het met pauzes tijdens het werk, etc. Vanwege de AVG ging het vooral om informatie en hebben we medewerkers geen foto van de thuiswerkplek laten maken. Dat vonden we te ver gaan. We adviseren over een ergonomisch goede werkplek en faciliteren daarbij de benodigdheden.”

Focusdagen
“Er kwamen ook vragen van medewerkers over hoe je je het beste kunt concentreren. Op kantoor is de regel: hoofdtelefoon op, niet storen!” Voor thuis hebben we focusdagen in het leven geroepen als mogelijkheid” zegt De Mol. “Zo’n dag plan je als medewerker in en dat communiceer je met je collega’s. Dan weten zij dat je die dag de telefoon niet opneemt en je mail niet beantwoord. Dat helpt enorm bij het geconcentreerd thuiswerken.”

“Omdat er veel wordt thuis gewerkt is er op kantoor ook veel aandacht voor verbinding. We lunchen gezamenlijk en na de lunch sluiten veel medewerkers aan bij de gezamenlijke wandeling. Dat is natuurlijk niet verplicht maar het is zo gezellig dat de meesten meelopen. Ook zijn er ‘weetings’: het al wandelend vergaderen, bijvoorbeeld langs onze mooie singels.”

Werkgeluk
Sanwirjatmo: “Uit de gesprekken die we regelmatig met medewerkers voeren, merken we dat ze deze manier van werken en verbinden erg op prijs stellen. Met name het grip houden op de werk-privé balans is voor velen heel belangrijk. De redenen die worden genoemd zijn : het vermijden van de files en onnodige vertragingen, meewerken aan duurzaamheid, kinderen zelf van school kunnen halen, etc.” Werkgeluk staat hoog in het vaandel. De mens staat centraal dus is de verbinding tussen medewerkers ook heel belangrijk. Dat is de reden dat we gekozen hebben voor deels thuiswerken. SWIS telt nu 42 medewerkers en we willen groeien naar circa 50 Fte omdat de vraag van de klant complexer wordt. Nieuwe medewerkers zijn op dit moment niet gemakkelijk te vinden. Maar opvallend is dat de eerste vraag van sollicitanten altijd luidt: is het mogelijk om bij jullie hybride te werken? Ook dan zijn we blij dat we voluit “Ja“ kunnen zeggen en dit beleid voeren.”

Hybride werken ook voor kleinere bedrijven
Er wordt altijd gezegd dat juist kleinere bedrijven het hybride werken niet goed kunnen regelen omdat beleid maken daarover teveel tijd kost en het niet mogelijk is om daar aparte medewerkers voor in te zetten. Hoe zit dat bij jullie? De Mol is heel beslist als ze zegt: “Juist een kleinere organisatie heeft voelsprieten en weet precies wat er binnen de organisatie leeft. Zeker als je dat aanvult met evaluatiegesprekken en met korte enquêtes. Binnen het MT is hybride werken een terugkerend onderwerp en de afspraken die we maken leggen we vast op intranet zodat iedereen ze kent. We blijven erover communiceren. Het gaat om de kracht van de herhaling. Het is een dynamisch en levendig onderwerp omdat het nooit af is maar dat maakt het tegelijkertijd zo leuk om er aan te werken. Het hoort gewoon bij mijn werkpakket als HR-manager, vind ik.”

Meer weten over de Award?
Wil jij net als SWIS in aanmerking komen voor een bronzen, zilveren of gouden Ways2go Waar werk jij Award? Doe dan de test en neem contact met ons op.