"Ook bij een crisis: Blijf dicht bij jezelf"

“Het is heel leuk om thuis te werken en het gaat ook goed. Thuiswerken was altijd rapporten schrijven en stukken lezen, het was nooit videovergaderen en dat is het nu wel: een echte mindshift.” Jeroen Maijers is Teammanager Mobiliteit bij gemeente Rotterdam. Hij is trots op de gemeente die de openbare ruimte steeds aantrekkelijker maakt en trots op zijn team dat ook in deze tijd lekker aan de slag blijft. Twee keer per week organiseert hij digitale koffiepraatjes en hij heeft al zijn teamleden afgelopen maand persoonlijk bezocht. Ook in crisistijd moet je dichtbij je zelf blijven, is zijn stelling.

Bewust meetings plannen

“Zeker de eerste weken was het wennen om digitaal te vergaderen maar bijkomend voordeel was dat je het wel heel bewust deed: Is het overleg echt wel nodig? Wat wil ik bereiken? Het gevolg was dat de meetings effectiever werden. Digitaal overleggen is heel handig bij een-op-een contacten en als het relatief simpele onderwerpen betreft. Wordt het complexer of gaat het om participatie, dan prefereer ik nog steeds een fysieke vergadering. Helaas sluipt nu de gewoonte er al weer in dat ik de hele dag in digitale vergaderingen zit.”

Koffie met een carnavalskraker

Hoe je in crisistijd en ook nog op afstand met je team moet omgaan, daar zijn veel theorieën over. Maijers: “Ik heb besloten vooral dicht bij mijzelf te blijven en dat betekent het contact opzoeken. Ik ben trots op het team hoe ze met de veranderingen zijn omgesprongen en zo goed mogelijk aan het werk zijn gebleven, ook al waren er kinderen thuis. We hebben nu elke dinsdag en donderdagmorgen om 9 uur met het team een digitaal koffiepraatje. Het gaat niet om de inhoud, wel hoe het met iedereen gaat. Social talk! Het is niet verplicht om aan te sluiten, maar de meesten waarderen het enorm. Die digitale koffiepraatjes geven structuur aan de week, een vast moment om je collega’s te spreken. Soms sluiten we af met een carnavalskraker, soms zijn we serieuzer, maar het is altijd goed.

Ons team van 23 personen ziet elkaar dus regelmatig maar dat gold niet voor de rest van de 100 medewerkers van de afdeling. Daarom zijn we gestart om iedere keer iemand erbij uit te nodigen. De ene keer vragen we dat van tevoren, de andere keer bellen we om 9 uur spontaan op en zien we wel of iemand wil aanhaken. Leuke gesprekken komen daar uit voort. Daarnaast ben ik op 9 en 11 juni bij al mijn teamleden persoonlijk op bezoek geweest, ook bij degene die in Apeldoorn woont. Vanzelfsprekend op afstand en alleen bij medewerkers die niet ziek waren of geen zieke familieleden hadden. Dat werd door iedereen bijzonder op prijs gesteld. Die teamvergaderingen zal ik ook in de toekomst deels digitaal blijven doen.”

Andere inrichting van de stad

“De maatregelen die de meeste steden nu nemen, zoals het creëren van ruimte voor fietsers en voetgangers waren bij gemeente Rotterdam al opgenomen in het Mobiliteitstransitieplan. Niet voor niets organiseerden we vorig jaar al een groot internationaal congres over lopen; Walk21! Die visie op de toekomstige stad en op de toekomst van mobiliteit past goed bij de huidige situatie.

Als je nu naar buiten kijkt, lijkt alles al weer normaal maar dat is natuurlijk niet zo. Daarom is het spannend hoe het straks na de vakantieperiode gaat. We zien het autogebruik nu alweer toenemen maar wel verdeeld over de dag. Staan we straks weer in de spits? Gaan mensen nog meer fietsen?

We stimuleren bewoners om afstand te houden. Samen met De Verkeersonderneming hebben we een actie ontwikkeld waarbij iedereen met een prikker kan aangeven waar het in de stad lastig is om afstand te houden. Die plekken kan je dan aanpakken. Ik ben er trots op dat er nu zeven grote stadsprojecten zijn benoemd waardoor de buitenruimte aantrekkelijker en groener wordt. Die projecten zoals de Westblaak en het Hofplein zorgen ervoor dat de inwoners en bezoekers mooie openbare plekken krijgen om elkaar te ontmoeten, te sporten en te recreëren. Ze zorgen ook voor meer werkgelegenheid, een aantrekkelijk vestigingsklimaat voor ondernemers en meer ruimte voor festivals.”

Gemeente als werkgever

“Een compliment aan de ICT-afdeling, want ze hadden de boel vanaf het begin goed op orde. Al met al kwam het thuiswerken toch onverwacht maar we hebben geen uitval gehad. Iedereen kon direct aan de slag. Er lagen scenario’s waarbij de medewerkers met vitale functies voorrang zouden krijgen als het netwerk vast zou lopen, maar die waren niet nodig. Vanaf het begin liep het heel soepel. Nu moet de gemeente als grote werkgever doorpakken en deze periode aangrijpen om het thuiswerken van medewerkers te blijven promoten. Dat hoeft niet voor 100% maar wel deels. Ook kan het reiskostenvergoedingsmodel onder de loep worden genomen. Dat is nu nog een klassiek model met een verschil tussen woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Als thuiswerken de norm wordt, is de thuiswerkplek de werkplek en elke reis een zakelijke reis. Dan kan je de vergoedingen op een heel andere manier bekijken.”

“De Rotterdam is gebouwd om er te vergaderen, elkaar te ontmoeten en slechts deels als werkplek. Vervolgens is het pand vooral als werkplek in gebruik genomen. We moeten nu terug naar het oorspronkelijke plan: werken doe je thuis en elkaar ontmoeten en vergaderen doe je in De Rotterdam.”

Tip:

“Ook al zijn het rare tijden neem wel gewoon je vakantie op. Niet omdat je dagen op moeten, maar omdat het belangrijk is jezelf even te resetten.”