In deze toolbox leggen we de fiscale ruimte uit, wat de uitruilmogelijkheden zijn van deze fiscale ruimte. De onbelaste reiskostenvergoeding geldt ook voor gemaakte fietskilometers. Deze toolbox is in samenwerking ontwikkeld met Visser en Visser uit Barendrecht. Wilt u meer informatie of ondersteuning. Neem dan contact met ons op.

Uitruil met fiscaal onbelaste reiskosten 

De fiscale ruimte is het positieve verschil tussen het maximale bedrag dat onbelast mag worden vergoed en de werkelijke vergoeding. Als er een fiscale ruimte is, ontstaat de mogelijkheid deze te benutten voor de uitruil van een bruto looncomponent tegen een aanvullende netto reiskostenvergoeding. Kortweg, brutoloon wordt geruild tegen nettoloon, in het voordeel van de werknemer. Dit wordt een cafetariaregeling genoemd. 

Een cafetariaregeling verlaagt het brutoloon. Dit kan, naast het nettoloonvoordeel, voor de werknemer negatieve gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om een cafetariaregeling schriftelijk vast te leggen. Meestal gebeurt dit in een aanvullende arbeidsovereenkomst. 

Bronnen van uitruil 

Het uitruilen van de reiskosten kan bijvoorbeeld tegen het bruto maandsalaris, de eindejaarsuitkering, de vakantietoeslag, verlofuren en een individueel keuzebudget. Het is mogelijk werknemers de vrijheid te geven om zelf te bepalen welke bron ze in willen zetten voor de uitruil. De mogelijkheden zijn: 

• Maandelijkse uitruil: Een deel van de vaste (alleen mogelijk voor woon-werkverkeer) of variabele reiskostenvergoeding wordt, indien mogelijk, maandelijks uitgeruild. Dit betekent dat de werknemer gedurende het hele jaar voordeel kan hebben.  
• Eindejaarsuitkering: De uitruil kan dan niet meer zijn dan de eindejaarsuitkering. Bijvoorbeeld, met een eindejaarsuitkering van €2.400 en een uitruilmogelijkheid van €3.000 is het mogelijk om alleen over de €2.400 uit te ruilen. De resterende fiscale ruimte kan dan met andere looncomponenten worden uitgeruild. 
• Vakantietoeslag: De uitruil vindt plaats in de maand waarin de vakantietoeslag wordt betaald. Alleen de fiscale ruimte tot en met deze maand kan worden uitgeruild. De eventuele extra fiscale ruimte dat jaar kan maandelijks of met een ander looncomponent uitgeruild worden.  

• Verlofuren: Als de werknemer aan het einde van het jaar nog verlofuren, zoals vakantie of arbeidsduurverkorting, heeft, kan hij deze (deels) uit laten betalen. Dit zal in december gebeuren, zodat alle fiscale ruimte van dat jaar benut kan worden voor de uitruil. Is de fiscale ruimte groter, dan kan de extra fiscale ruimte dat jaar met het loon van december of de eventuele eindejaarsuitkering worden.  
• Individueel keuzebudget: steeds meer CAO’s en bedrijfsregelingen kennen een individueel keuzebudget. De werknemers kunnen deze vrij besteden, zoals de uitbetaling van de fiscale ruimte. Is het individueel keuzebudget niet toereikend, dan kan de extra fiscale ruimte dat jaar kan maandelijks of met een ander looncomponent uitgeruild worden. 

De uitruil moet gebeuren in het jaar waarin de fiscale ruimte is ontstaan. U kunt deze niet meenemen naar het volgende kalenderjaar. 

Rekenvoorbeeld met eindejaarsuitkering als uitruil 

In de CAO staat dat er maximaal 30 kilometer enkele reis vergoed mag worden, maar de woon-werk afstand van een werknemer is 40 kilometer enkele reis. De fiscale ruimte wordt opgebouwd over 20 kilometer retour verschil.  

• De berekening van de fiscale ruimte is: 40 werkelijke kilometer gereden enkele reis x 2 terugreis x €0,21 kilometervergoeding x 214 werkdagen per jaar/ 12 maanden = €299,60 per maand en €3.595,20 per jaar.  
• Van dit bedrag trekt u de al uitbetaalde reiskostenvergoeding af (de al uitbetaalde reiskosten worden berekend op basis van de maximale vergoeding van 30 kilometer: 30 x 2 x €0,21 x 214/ 12 = 224,70 per maand en €2.696,40 per jaar). 

Het bedrag dat daarna overblijft, is het bedrag aan fiscale ruimte dat aan het eind van het jaar ontstaat en uitgeruild mag worden tegen een brutoloon bestandsdeel zoals 13e maand of eindejaarsuitkering. Door dit bedrag bruto in mindering te brengen op de 13de maand en netto weer bij te boeken, verlaagt de grondslag voor de loonheffing. Dat betekent met een belastingpercentage van 49,54% dat het netto voordeel voor de werknemer €445,27 bedraagt (€3.595,20 – €2.696,40 x 49,54%).  

Voordelen van de regeling 

• De uitruil bespaart de werkgever premies werknemersverzekeringen, omdat de grondslag daarvoor wordt verlaagd. 
• Afhankelijk van de gekozen bron voor de uitruil, kan ook de grondslag voor de vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en eventuele andere looncomponenten verlaagd worden. Dit verlaagt dan dus ook de loonkosten van de werkgever.  

• Voor de werknemer leidt de uitruil meestal tot lagere loonheffingen, omdat deze de grondslag daarvoor verlaagt. 

Nadelen van de regeling 

• Het voordeel van de werkgever van de lagere premies werknemersverzekeringen, is een nadeel voor de werknemer. De grondslag voor een toekomstige WW-, ZW- en/of WIA-uitkering wordt door de uitruil ook lager. De impact hiervan bij een uitruil van € 1.000 leidt tot verlaagde uitkering van ongeveer € 58 bruto per maand of € 700 bruto per jaar. 
• Het voordeel van de werkgever van een lagere grondslag voor de vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, et cetera is voor de werknemer een nadeel. Die bouwt minder rechten op en krijgt daardoor minder uitbetaald.  

• De uitruil verlaagt de fiscale jaarloonsom. De werkgever heeft daardoor een lagere vrije ruimte binnen de WKR. De vrije ruimte is namelijk een percentage van die fiscale jaarloonsom. De werkgever heeft hierdoor iets minder ruimte voor andere vergoedingen en verstrekkingen. 

Afspraken en administratie 

• Voor de uitruilregeling is afstemming met de Belastingdienst in principe niet nodig. Het is wél noodzakelijk dat de cafetariaregeling wordt vastgelegd in een reglement. Verder moeten de werknemers, vanwege de (mogelijk) negatieve effecten van de uitruil, schriftelijk akkoord gaan met de uitruil. Dit gebeurt meestal in een aanvullende arbeidsovereenkomst. Dit alle moet gebeuren voordat de cafetariaregeling wordt toegepast. 
• Ook mag het loon na de uitruil niet lager zijn dan het voor de werknemer geldende wettelijke minimumloon. 
• Als een werknemer significant minder reisbewegingen maakt, bijvoorbeeld door ziekteverzuim of meer thuiswerk, heeft dat gevolgen. Een vaste reiskostenvergoeding is na zes weken ziekte niet meer onbelast. Een variabele reiskostenvergoeding vervalt direct. Een vaste reiskostenvergoeding kan dan ook maximaal nog zes weken (deels) worden uitgeruild. Een variabele reiskostenvergoeding kan dus helemaal niet meer worden uitgeruild.  
• Als in de software van de salarisadministratie niet wordt bijgehouden welke dagen de werknemers naar de vaste werklocatie zijn gekomen, kan de berekening van de uitruil niet automatisch plaatsvinden. 

Handige links

• www.zuidhollandbereikbaar.nl, organisatie voor innovatieve, slimme en duurzame mobiliteit  
• Handboek Loonheffingen 2023, Belastingdienst.