Hybride vergaderen: tips voor de voorzitter
Hybride vergaderen vergt van de voorzitter wat andere skills dan fysiek of alleen digitaal vergaderen. We noemen een aantal tips en tricks.
- Zorg ervoor dat de techniek op orde is en dat dit uitgebreid is getest voordat de vergadering start. Je kunt de vergadering pas goed leiden als je de techniek in je vingers hebt. Dan hou je de focus op de inhoud.
- Is de inhoud van de vergadering erg lastig en moet regelmatig geschakeld worden tussen verschillende presentaties dan is het als voorzitter handig van te voren een medewerker te vragen de techniek voor haar/zijn rekening te nemen. Dan heb je als voorzitter je aandacht bij de inhoud.
- Maak aan het begin van de vergadering even contact met alle deelnemers. Bijvoorbeeld door hun naam te noemen en er even iets persoonlijks aan toe te voegen. Deelnemers weten dan dat ze opgemerkt zijn en zullen daardoor actiever aan de vergadering deelnemen.
- Wanneer een van de deelnemers niet goed zichtbaar is, bijvoorbeeld door tegenlicht in de camera, vraag dan of diegene wil verplaatsen. Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering goed te zien is.
- Net als bij een “gewone” vergadering is het in een hybride vergadering nog belangrijker om deelnemers zich te laten voorstellen als ze elkaar niet kennen. Handig om daarbij ook de vraag te laten beantwoorden waarom ze deelnemen aan de meeting.
- Maak aan het begin van de vergadering afspraken met de deelnemers. Voorbeelden: allemaal de microfoon uit, tenzij je een presentatie geeft. Allemaal de video aan zodat we elkaar zien. Hand opsteken in de video of een bericht in de chat als je iets wilt melden/vragen. Wordt de vergadering via de video opgenomen dan moet je dit als voorzitter melden. Welke afspraken je ook maakt. Zorg dat ze helder en duidelijk zijn. Het makkelijkste is natuurlijk als de regels en afspraken voor de gehele organisatie gelden, dat geeft het minste ruis en verwarring.
- Gebruik de juiste digitale tools voor je hybride vergadering. Zorg bijvoorbeeld dat er een gedeeld online document is waarop de agendapunten staan. En gebruik een apart systeem bijvoorbeeld Miro, Mindmister of Ayoa als je met elkaar wilt brainstormen.
- Zorg er als voorzitter voor dat iedereen tijdens de vergadering aan het woord komt. Zorg voor een up-to-date (digitale) deelnemerslijst, dan kan je afvinken wie al aan het woord is geweest.
- Blijf je ervan bewust dat je vergadert met twee groepen deelnemers, die op kantoor en die individueel vanuit de eigen pc deelnemen. Komen alle groepen ook goed met elkaar in contact?
- Ga je in werkgroepen uiteen, zorg dan dat medewerkers die vanuit kantoor werken en medewerkers die vanuit huis werken bij elkaar in de groep zitten.
- Maak een actiepunten verslag met daarin ook de redenen om tot deze actie te komen. Heeft onverhoopt de techniek toch wat gehaperd dan is er in het verslag terug te vinden wie wat doet en waarom.
- Zorg dat de vergadering niet te lang duurt. Knip de meeting op in een aantal delen, dit kunnen vergaderpunten zijn maar ook een afwisseling in presentatie en brainstorm. Door de afwisseling blijft het boeiend en blijft iedereen gefocust.
- Duurt de vergadering langer dan driekwartier of een uur las dan tussendoor een korte pauze in.
- Tijdens de vergadering kunnen ook opmerkingen in de chat worden geplaatst. Vraag eventueel een collega om de chat bij te houden of bespreek na elk vergaderpunt op het eind de opmerkingen in de chat.
- Zorg dat je als voorzitter de mogelijkheid hebt het geluid bij deelnemers aan en/of uit te zetten.
- Zeker als je als voorzitter deelneemt terwijl je gebruik maakt van verschillende schermen kan het zijn dat de deelnemers vaak de zijkant van je gezicht zien. Zorg dat je regelmatig recht in de camera kijkt. Zo heb je als het ware oogcontact.
