Hybride vergaderen: tips voor deelnemers
Hybride vergaderen vergt van de deelnemers een andere houding dan bij reguliere vergaderingen. We noemen een aantal tips en tricks.
- Zorg ervoor dat je techniek op orde is. Heb je een goede internetverbinding? Maar ook zit je goed? Word je niet teveel afgeleid door anderen?
- Zorg dat je het systeem kent waarmee wordt vergaderd. Zeker als je een presentatie gaat houden, moet je weten hoe het werkt. Wees goed voorbereid en test het systeem vooraf.
- Zorg dat je camera aan staat en dat je goed zichtbaar bent. Teveel tegenlicht zorgt ervoor dat je in een donkere vlek verandert bijvoorbeeld.
- Heb je een drukke achtergrond: kasten met van alles en nog wat er in bijvoorbeeld. Dat kan gebeuren maar zet dan een andere, rustige digitale achtergrond aan. Dat werkt per systeem verschillend maar als je de techniek kent is dat zo gedaan. Gebruik je een systeem die deze functionaliteit niet heeft, ga dan op een plek zitten met een rustige achtergrond.
- Zet je microfoon alleen aan als je zelf spreekt of spreektijd krijgt. Ga van tevoren even na hoe deze techniek werkt.
- Kies als vergaderplek niet een positie naast de printer of de koffiemachine die ook door anderen wordt gebruikt. Als je spreektijd hebt en deze geluiden komen erdoorheen is dat niet prettig voor je collega’s.
- De deelnemers die op kantoor zitten, moeten van te voren even testen of ze via het scherm goed te zien zijn voor de thuiswerkers. Dat zal per keer, afhankelijk van het aantal personen die deelnemen, verschillend zijn. Dus waar is iedereen nog zichtbaar en waar valt er iemand buiten beeld?
- Dat geldt andersom natuurlijk ook: Is de groep deelnemers op kantoor goed te zien via het beeldscherm van de thuiswerker. Test dit van te voren even.
- Voor de groep deelnemers op kantoor geldt dat ze bij de les blijven en niet spontaan in gesprek raken met andere collega’s die niet deelnemen aan de vergadering maar wel (buiten beeld) aanwezig zijn.
- Als de voorzitter bij de start van de vergadering geen afspraken maakt met de deelnemers, vraag er dan zelf actief naar. Doen we allemaal de video aan of uit? Hoe stellen we vragen: met hand opsteken of via de chat. Worden er opnamen gemaakt? etc.
- Bedenk goed dat je met hybride vergaderen te maken hebt met twee groepen: degenen die met elkaar op kantoor zitten en degenen die (thuis) vanuit de eigen pc deelnemen. Als je hoort bij de groep die op kantoor zit, start dan geen onderonsjes met de collega’s die naast je zitten. Dat is heel irritant voor de (individuele) thuiswerkers. Zorg dat alle deelnemers gelijkwaardig zijn. Ga dus ook niet met de groep op kantoor demonstratief gebak zitten eten.
