Hybride vergaderen met tips veranderaanpak
Onbedoeld hebben we met zijn allen de afgelopen maanden het grootste (thuis)werk experiment ooit gedaan. Door de lockdowns heeft Nederland in een keer ervaren hoe het is om vaker vanuit huis te werken en te vergaderen. En eigenlijk ging ons dit relatief gemakkelijk af. Dat had er waarschijnlijk mee te maken dat we allemaal via een individueel scherm meededen. Nu gebeurt het steeds vaker dat een deel van de medewerkers vergadert via hun eigen beeldscherm en dat een deel van de medewerkers op kantoor zit. hybride vergaderen heet dat. Ook hybride vergaderen is goed te doen, als je er wel wat voor regelt.
Hybride vergaderen versus virtueel vergaderen:
Het grootste verschil tussen hybride vergaderen en virtueel vergaderen is zoals net gemeld dat er bij een hybride meeting sprake is van twee groepen: de mensen op kantoor en de (individuele) thuiswerkers. Een deel doet dus gezamenlijk mee vanuit een fysieke locatie en anderen vergaderen mee via laptop, tablet of smartphone.
Waarom is hybride vergaderen belangrijk voor bedrijven?
In principe zou je met je teamleden weer gewoon kunnen vergaderen op kantoor, mits je voldoende afstand houdt. Maar die ruimte is er niet overal. Er is bijvoorbeeld maar ruimte voor de helft of een derde van de medewerkers. En er zijn natuurlijk ook medewerkers die liever thuiswerken of die het niet redden op tijd op de zaak te zijn.
Dan wordt hybride vergaderen ineens heel belangrijk voor een bedrijf. Los van Covid-19 zijn er ook genoeg andere redenen te bedenken waarom hybride vergaderen belangrijk kan zijn voor bedrijven.
We noemen er een paar:
- het bespaart reiskosten;
- het bespaart reistijd;
- het draagt bij aan de reductie van CO2 uitstoot;
- het draagt bij aan de bereikbaarheid van (grote) steden;
- iedereen kan in principe een vergadering of training bijwonen, ook degenen die in quarantaine zitten of die in het buitenland verblijven (zolang je maar een goede internetverbinding hebt).
Hoe kom je tot een productieve hybride vergadering?
Hoewel hybride vergaderen een aantal voordelen heeft, zijn er in de praktijk ook nadelen aan verbonden. Het grootste gevaar dat er in sluipt is dat de thuiswerkers een beetje over het hoofd worden gezien. De medewerkers die met elkaar op kantoor zitten, gaan met elkaar de discussie aan en “vergeten” de thuiswerkers.
Een ander probleem kan zijn dat degenen die op kantoor zitten zover uit elkaar zitten dat ze voor de thuiswerkers niet te zien zijn. De thuiswerkers missen dan een groot deel van de interactie omdat het geluid dan wellicht ook minder is.
Veranderaanpak
Om te zorgen dat deze nadelen niet plaatsvinden, is het aan te raden om een hybride veranderaanpak toe te passen. Stap-voor-stap toewerken naar een handige oplossing om met elkaar te vergaderen waar je ook bent. Hoe doe je dat? We geven je hieronder een aantal tips.
- Zorg dat er op kantoor een aparte ruimte voor hybride vergaderen wordt ingericht.
- De grootte van deze ruimte is afhankelijk van de hoeveelheid personen waarmee jullie meestal op kantoor vergaderen en/of de ruimte die je beschikbaar hebt.
- Zorg dat er een of meerdere camera’s zijn zodat iedereen in de vergaderzaal voor de thuiswerkers goed zichtbaar is. Laat je hierover vooraf goed adviseren en test dit uit.
- Zorg dat er een groot scherm is zodat iedereen die op kantoor zit ook kan zien wie er vanuit andere locaties meedoen. In de vergaderruimte zit je niet zo dicht op het scherm als bij je eigen pc. Je wilt de andere deelnemers en/of de presentatie natuurlijk wel duidelijk zien.
- Zorg dat er een optimale netwerkverbinding is. Niets leidt zo af tijdens een meeting als een verbinding die hapert.
- Zorg voor goede microfoons. Het is niet nodig op kantoor om iedereen een eigen microfoon te geven. Vaak wordt het dan ook alleen maar ingewikkelder voor veel van de vergadersoftwaretools die die men gebruikt. Er zijn fantastische oplossingen op de markt die met 1 of enkele microfoons kleine, middel tot grote vergaderzalen kunnen voorzien van een microfoon met goede audio kwaliteit. Ook hier geldt; laat je vooraf goed adviseren.
- Zorg dat de voorzitter de mogelijkheid heeft (op afstand) de microfoons te bedienen. Dan kan hij spreektijd geven aan een van de medewerkers of achtergrondgeluid bij anderen uitzetten.
- Bedenk van te voren welk vergadersysteem je gaat gebruiken. Microsoft Teams? Zoom? Google? Welke systeem je ook gebruikt, maak er een (beknopte) handleiding bij zodat iedereen van te voren weet hoe het systeem te gebruiken of ermee kan oefenen.
- Bedenk ook welke andere systemen je er nog bij wilt gebruiken. Werd er in de organisatie altijd veel gewerkt met “geeltjes” en vinden er veel brainstorm plaats? Denk dan aan systemen als Miro, Mindmister of Ayoa. Moet het gehele systeem, Large Format Displays genoemd, nog worden aangeschaft vraag dan naar de bijbehorende software oplossingen met Whiteboard functionaliteiten. Deze worden vaak aangeboden. Ook Microsoft heeft Whiteboard als app beschikbaar.
- Ga goed na of de hardware die je aanschaft voor je vergaderzaal geschikt is voor de software die je gebruikt.
- Ben je van plan om hybride te vergaderen in een vergaderzaal op een externe locatie, zorg dan dat jouw apparatuur matcht met de apparatuur in de gehuurde zaal. Ga dit van te voren na.
