Moderator Anna Schouten heet alle aanwezigen van harte welkom bij dit lunch & learn webinar van Zuid-Holland Bereikbaar met als onderwerp:
Ben jij al voorbereid …. op de informatieplicht werkgebonden personenmobiliteit? Een speciaal welkom aan de sprekers van vandaag: Fedor Veldmaat van de Alrijne Zorggroep, Melle Stam van Viroclinics en Corry van den Nieuwendijk van Promen.

Mentimeter vragen

1. Welke uitdagingen heb je bij het verkrijgen van data?

2. Op welke wijze ga je de informatie bij jouw medewerkers ophalen?
   Uit het administratiesysteem: 19%
   Met een enquête: 7%
   Met een registratieapp: 4%
   Anders: 1%
   Nog niet over nagedacht: 21%

Reactie van deelnemer die ‘Anders’ heeft ingevuld: We gebruiken onze portal. Daar zit een registratieverplichting ingebouwd zodat medewerkers moeten rapporteren hoe ze reizen.

3. Er komt bij de Regeling een leidraad voor werkgevers. Welke informatie verwacht je dat daarin staat?

 

De Alrijne Zorggroep bestaat uit het Alrijne Ziekenhuis, met locaties in Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn, het Verpleeghuis Leythenrode in Leiderdorp en Verpleeghuis Oudshoorn in Alphen aan den Rijn.

Fedor Veldmaat: “We zijn vorig jaar gestart met het doen van onderzoek naar mobiliteit onder de medewerkers. Dat onderzoek is niet gestart vanuit de werkgebonden mobiliteitsregeling maar wel vanuit de Milieu Thermometer Zorg. We hebben een enquête gehouden onder ons personeel van circa 4000 medewerkers. Het doel was om inzicht te krijgen hoe ze nu reizen maar vooral om de wensen met betrekking tot mobiliteit boven tafel te krijgen. En dat is goed gelukt. We weten nu dat op sommige van onze locatie het fietsparkeren een probleem is, dat men de fietsvergoeding te laag vindt, dat er tot een afstand van 10 kilometer veel met de auto wordt gereden. Er is dus nog veel veranderingspotentie. Ook werd gemeld dat het vervelend is dat de ene locatie gratis parkeren heeft en de andere betaald parkeren.”

Melle Stam is van Viroclinics een bedrijf dat laboratoriumdiensten levert. Melle Stam: “Bij ons is de dataverzameling pas net op gang gekomen. Een van de aanleidingen was het feit dat we partners zijn geworden van de Klimaatalliantie Duurzame Mobiliteit en ons daarmee hebben gecommitteerd aan het reduceren van 50% CO2 in 2030 ten opzichte van 2016. Om die cijfers van 2016 boven water te krijgen is niet makkelijk. We hebben nu een Excel met gegevens en dat biedt een eerste inzicht in de mobiliteit van medewerkers. Zo weten we het aantal kilometers woon-werk dat ze afleggen, op welke dagen ze reizen en of ze wel of niet met het OV komen. Maar als ze niet met het OV komen weten we nog niet of ze dan fietsen of met de auto reizen. De informatie die we nu hebben halen we uit de software van de reisdeclaraties.”

Corry van den Nieuwendijk van Promen. Een bedrijf dat investeert in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dat via leerwerkplekken medewerkers opleidt tot vakkracht.

Corry van den Nieuwendijk: “Wij staan als bedrijf nog helemaal aan het begin van het data verzamelen. We weten wel dat veel mensen tot 9 kilometer afstand met de auto komen. Daarom zijn we gestart met een fietsregeling en daar wordt veel gebruik van gemaakt. Maar we hebben nog geen goed inzicht hoe medewerkers reizen. Thuiswerken gebeurt ook regelmatig maar die data hebben we niet. Meestal zullen mensen het thuiswerken niet als zodanig registreren omdat de thuiswerkvergoeding lager is dan de reisvergoeding. Andere deelnemers in het webinar herkennen dit. Het wordt voor ons echt een uitdaging om aan de informatieplicht te gaan voldoen.”

Fedor merkt op: “We weten niet of de informatie die we nu hebben voldoende is. Moet we met een app gaan werken? Moet er een toegangscontrole bij de poort komen? Met de vele locaties die we hebben, is dat nogal wat.” Melle vult aan: “Met ons bedrijf zitten we in een pand waar ook anderen gebruik van maken. Dan ben je voor zit soort zaken afhankelijk van het tempo van de vastgoedeigenaar. Zo staan er nu te weinig laadpalen in de garage. Dan heeft stimulering van elektrische auto’s niet zoveel zin.

Opmerking: Er zijn fiscale regels voor carpoolen! Deelnemers ontvangen een gedeeltelijke vrijstelling.

Tip:
Met de Mobility Analyst scan is carpoolen ook inzichtelijk te maken.

Tip: Dat kan ook in een tool als NS Go waarin ook kantoor en thuiswerk te registreren is. Vooral als je wisselende reizen hebt. Een mobiliteitskaart kan daar ook bij helpen.

Vraag aan Fedor: Hoe heb je die vragenlijst samengesteld?
Dat is in samenwerking met studenten van de TU gedaan. De Milieu Thermometer Zorg was daarbij leidend. Uitgangspunt was om inzicht te verkrijgen en het doel was om uiteindelijk zoveel mogelijk mensen anders te laten reizen dan met de auto.

Vraag: Is al duidelijk hoe die grens van 100 medewerkers wordt benaderd? Gaat dat op vestigingsniveau of breder, dus holding niveau?
Vooralsnog luidt het (formele) antwoord als volgt: Een ‘werkgever’ is een onderneming of rechtspersoon (ook publieke rechtspersonen als een gemeente) die onder een uniek handelsregisternummer staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een onderneming of rechtspersoon kan meerdere vestigingen in Nederland hebben die onder hetzelfde handelsregisternummer zijn ingeschreven (vestigingen buiten Nederland blijven buiten beschouwing). U rapporteert over alle vestigingen samen.

En ook uit de leidraad:
Om vast te stellen of uw organisatie 100 of meer werknemers heeft, moet u weten wie er allemaal werknemer zijn. De betekenis van ‘werknemer’ is:

1: “degene die op 1 januari van het jaar waarover u rapporteert, krachtens arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling

2: gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon.”

Vrij vertaald: Er is dus sprake van een werknemer als u iemand in dienst heeft met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert op de peildatum.

 

Vraag: Er wordt steeds meer hybride gewerkt. Mag je dan een schatting maken obv fte?
Het aantal thuiswerkdagen per werknemer moet ook bekend zijn.

Vraag: Hoe moet je registreren als medewerkers afwisselende manier van reizen hebben gedurende het jaar. Deels met de auto, deels met de fiets en soms met OV?
Tip: Arval heeft Arval Mobility Link om reizen en thuiswerken te registreren.

Vraag: Mocht je alle antwoorden via een vragenlijst kunnen ophalen is 1 peildatum dan voldoende?
Ja, mits je maar voldoende mensen hebt. In de leidraad van de overheid staat een rekenmethode daarvoor.

Vraag: Begrijp ik het goed? Registratie OV mag op basis van bedrag voor zowel woon-werk en zakelijk? Woonwerk is aan de hand van postcodes? Dat is toch helemaal niet slim, want als je korting hebt op dal/spitsuren is dat toch niet representatief?
Klopt, maar hierbij probeert de overheid het heel makkelijk te maken. Er wordt gekeken naar de gegevens die er al zijn, ook al zijn die wat minder betrouwbaar.

Wat te doen met medewerkers in het buitenland?
Het gaat om de kilometers die medewerkers in Nederland maken. Dat kunnen dus ook buitenlandse medewerkers zijn als ze in Nederland reizen.

Hoe zit het met oproepkrachten? Soms werken deze mensen (bijvoorbeeld met schoolvakanties) meer dan 20 uur per week maar er zijn ook maanden dat ze minder werken.
Dan moet je vanuit een gemiddelde werken. Werken ze gemiddelde 20 uren per week. Dan moet je ze meetellen.

De tips van Elske
10 opmerkelijke zaken uit de informatieplicht:

1. OV-declaraties zakelijk mogen op basis van gedeclareerd bedrag. Je hoeft dan dus niet het aantal kilometers te weten.
2. De CO2 uitstoot wordt voor je berekend door de overheid als je de gegevens invult.
3. Privégebruik van bedrijfsauto’s en leaseauto’s telt niet mee. Dat geldt ook voor vrachtwagens en ook voor de zakelijke mobiliteit met grijze kentekens.
4. Vliegen en reizen per boot/schip tellen niet mee, want die vallen buiten het klimaatakkoord
5. Je hoeft als bedrijf alleen de jaartotalen (dus van alle medewerkers) op te geven. Dus geen persoonsgegevens. Er is geen relatie met de AVG.
6. Weet je niet hoe je privé, woon-werk en zakelijk moet splitsen: dan geldt een forfaitaire methode. Die houdt onder andere rekening met 8900 privé kilometers per leaseauto per jaar.
7. Ook voor de (elektrische) fiets/speedpedelec/scooter waar zakelijk mee wordt gereden, staan kentallen in de handreiking.
8. Alleen als je voorzieningen beschikbaar stelt voor zakelijk of woon-werkmobiliteit moet je data aanleveren. Dus geef je je medewerkers geen reiskostenvergoeding, geen leaseauto, geen fiets van de zaak, helemaal niks, dan geldt het niet. De vraag is of je dan nog medewerkers hebt, maar dat is een ander onderwerp 😊.
9. Vanaf 1 januari 2024 gaat de regeling in. Vanaf 1 januari 2024 moet er ook gelijk geregistreerd worden, nu beginnen is dus het devies.
10. Er mag gewerkt worden met enquêtes als gegevens niet bekend zijn. Er is een calculator om te zien hoe groot je steekproef moet zijn. Voorbeeld: Bij 350 medewerkers heb je minimaal 183 ingevulde enquêtes nodig.

Neem contact op voor hulp en advies
Ons advies aan bedrijven is om aan de slag te gaan. Je hoeft het niet alleen te doen de Mobiliteitsmakelaars van Zuid-Holland Bereikbaar helpen je erg graag bij. Neem gerust contact met ons op. info@ways2go.nl

We hebben enquêtes voor jullie maar kunnen ook mobiliteitsscans maken zodat er inzicht is hoe medewerkers nu reizen.

Tot slot
Anna Schouten dankt alle deelnemers voor hun actieve inbreng bij dit webinar. Met name grote dank aan de sprekers van vandaag: Fedor Veldmaat van de Alrijne Zorggroep, Melle Stam van Viroclinics en Corry van den Nieuwendijk van Promen. Neem als werkgever vooral contact op met de mobiliteitsmakelaars.

Wil je een van de vorige webinars terugkijken? Dat kan. https://ways2go.nl/nl/werkgevers/webinars/

Dit webinar werd georganiseerd door Zuid-Holland Bereikbaar: Anna Schouten, Ellery Landheer en Elske van de Fliert (mobiliteitsmakelaars) en Marina Meens (communicatieadviseur en projectleider campagne Ways2go).

Het volgende lunch & learn webinar is op vrijdag 21 april 2023.

Waar wil  je het dan over hebben? Er worden onderwerpen als keuze voorgelegd. De meerderheid kiest voor de fiets! Dus dat wordt het onderwerp voor de volgende keer.